Résoudre le dilemme de l'impression dans les espaces de coworking
Résoudre le dilemme de l'impression dans les espaces de coworking
Les espaces de coworking se multiplient partout dans le monde. Le secteur des espaces de coworking devrait continuer à croître rapidement à mesure que la demande d'espaces de travail flexibles comme les espaces de coworking populaires WeWork, The Wing et Industrious augmente.
Il y a cependant une toute petite chose qui frustre les utilisateurs : l'impression.
Aujourd'hui, je vais résoudre ce tout petit problème une bonne fois pour toutes. Mais d'abord, un peu de contexte...
Les espaces de coworking sont partout
Selon coworker.com, il existe 1 794 espaces de coworking différents aux États-Unis. Plus de 500 au Royaume-Uni et 300 en Australie. Il existe une grande variété d'espaces, allant des espaces de coworking occasionnels aux espaces de longue durée et décontractés, en passant par les espaces ultra-corporatifs. Gitnux rapporte qu'il existe environ 18 700 espaces de coworking dans le monde, et que ce nombre pourrait atteindre 41 975 d'ici la fin de 2024.
J'ai travaillé dans un espace de coworking en Nouvelle-Zélande à plusieurs reprises et j'ai adoré ! C'était un lieu de collaboration, d'apprentissage et de durabilité. Non seulement les espaces de coworking offrent un lieu de travail, mais ils offrent souvent des avantages. Il y avait un véritable sentiment de communauté. J'ai rencontré des gens intéressants à la machine à café et il y avait un chien mignon, Roxy.
Je n'ai jamais utilisé d'imprimante dans l'espace de coworking. C'était tout simplement trop effrayant. Je ne connaissais souvent pas les paramètres de l'imprimante. Cela entraînait des erreurs d'impression telles que l'impression recto verso, une orientation de page incorrecte ou des paramètres d'impression incorrects. Quelque chose d'aussi simple que l'impression d'un compte-rendu de réunion pouvait se transformer en cauchemar, aussi bien pour moi, la personne qui imprime, que pour les personnes qui gèrent le système d'impression. Et si j'avais autant de difficultés en tant qu'utilisateur final, je ne peux qu'imaginer à quel point l'impression pouvait être frustrante pour ces pauvres services informatiques/administrateurs système !
Résoudre le problème de l'impression dans les espaces de coworking
Quels sont les problèmes rencontrés par les utilisateurs lorsqu'ils impriment dans des espaces de coworking ? Certains des problèmes d'impression les plus courants sont les suivants :
Problèmes de connectivité : il arrive parfois que l’imprimante ne soit pas correctement connectée au réseau, ce qui provoque des erreurs d’impression.
Déploiement du pilote : si les pilotes d’imprimante ne sont pas installés correctement ou sont obsolètes, cela peut entraîner des problèmes d’impression.
Faible niveau d'encre ou de toner : les espaces de coworking ont souvent une utilisation élevée des imprimantes, ce qui peut entraîner de faibles niveaux d'encre ou de toner. Cela peut entraîner des impressions de mauvaise qualité ou empêcher toute impression.
Compatibilité des imprimantes : les espaces de coworking peuvent disposer d'imprimantes de différents fabricants et des problèmes de compatibilité peuvent survenir lors de l'impression à partir de différents appareils.
Heureusement, PaperCut fonctionne parfaitement dans les environnements de coworking. Voici comment PaperCut peut faciliter la vie de tous les utilisateurs d'un espace de coworking.
Recouvrement des coûts
La gestion des impressions est indispensable dans ces environnements pour la récupération des coûts. Il existe plusieurs façons de facturer les impressions effectuées par les particuliers ou les entreprises.
Par exemple, vous pouvez attribuer un quota par utilisateur/entreprise et inclure les frais mensuels. S'ils atteignent leur limite, vous pouvez leur facturer leurs impressions supplémentaires. Avec plus de 50 rapports en un clic, vous aurez une visibilité complète sur toutes les impressions de votre environnement.
Il existe également la possibilité d'intégrer PaperCut avec un logiciel de gestion d'espace de coworking, pour rendre la facturation des utilisateurs et la réception d'argent encore plus faciles, ce qui m'amène à…
Intégrations
Intégrez #PaperCut à des systèmes de facturation tiers ou à des passerelles de paiement, telles que PayPal.
Par exemple, vous avez peut-être entendu parler de Nexudus, une plateforme commune de gestion des espaces de coworking. Ils ont fait le gros du travail pour leurs clients et ont créé une intégration avec le logiciel PaperCut. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à afficher un solde négatif sur leur compte PaperCut et il extraira ces données pour automatiser la facturation des clients, non seulement l'impression mais aussi la location de l'espace. Vous n'avez donc pas besoin de calculer manuellement les coûts d'impression via PaperCut.
Officiellement, il existe plus de 50 ##1}# intégrations disponibles (officieusement, ce sont des centaines).
Impression mobile et BYOD (Apportez votre propre appareil)
Mobility Print - notre solution BYOD - est une véritable bouée de sauvetage dans un environnement de coworking. Vous pouvez littéralement imprimer à partir de n'importe quel appareil que vous apportez dans l'espace de coworking. Smartphones, tablettes, ordinateurs portables, Chromebooks, etc.
En suivant quelques étapes simples, les utilisateurs peuvent rapidement découvrir et imprimer sur n'importe quelle imprimante, sans avoir besoin de l'aide d'un technicien. Pas besoin de rechercher des pilotes, pas besoin de joindre des domaines et le meilleur dans tout ça, c'est que chaque utilisateur devra vérifier qui il est avant de pouvoir imprimer, ce qui garantit que toutes les impressions sont suivies et facturées avec précision, ce qui facilite la création de rapports et la récupération des coûts. C'est trop facile.
Pour les utilisateurs qui fréquentent un espace de coworking et qui ont besoin d'imprimer depuis chez eux puis de récupérer leurs documents une fois sur place, ils peuvent imprimer à distance grâce à la fonction Cloud Print. Imprimez depuis l'extérieur du réseau sur les appareils Windows, Chromebook et Mac. Appuyez sur Imprimer lorsque vous êtes chez vous sur votre appareil, arrêtez-vous au café pour prendre un café, puis récupérez votre document à votre arrivée dans l'espace de coworking. Activation de l'impression dans le cloud en déplacement.
Solution intégrée et impression sécurisée
Avez-vous déjà appuyé sur CRL+P et sprinté jusqu'à l'imprimante pour que personne ne voie ce que vous imprimez ? Ces jours sont révolus depuis longtemps avec PaperCut MF et l'impression sécurisée. Vous pouvez lancer votre travail d'impression en toute sécurité lorsque vous êtes devant l'imprimante via un mot de passe, un code PIN ou une carte magnétique. C'est essentiel lorsque vous partagez un bâtiment avec d'autres entreprises et que vous cachez des idées de démarrage secrètes.
La solution intégrée suit également les tâches de copie et ouvre le monde de la numérisation . Numérisation facile vers un e-mail, un dossier ou un stockage cloud et transformation des numérisations de documents en documents intelligents modifiables et consultables par texte pour récupérer des informations plus facilement que jamais.
PaperCut pour les espaces de coworking est tout simplement logique. Moins de temps à s'inquiéter de l'impression, plus de temps à travailler.
Apprenez-en plus sur PaperCut MF ici.
Blog écrit par
Jess Graves : PaperCut Logiciel