Assurer la sécurité des enseignants et des élèves grâce aux impressions de votre école
Assurer la sécurité des enseignants et des élèves grâce aux impressions de votre école
La sécurité a toujours été importante pour les écoles. Cela concerne des aspects tels que la sécurité des données (que nous avons abordé plus en détail ici ), mais aussi le bien-être physique des élèves, des enseignants et du personnel.
La pandémie de COVID-19 étant presque derrière nous, nous devons réfléchir à l’impression et à son impact sur la santé publique. Après tout, l’impression est l’un des derniers points de contact physique dans un monde numérique. Nous en avons toujours besoin, et nous devons continuer à le faire en toute sécurité.
En matière d’impression, il existe trois domaines prioritaires pour protéger votre école :
Impression sans contact
Eviter les encombrements au niveau de l'imprimante
Habilitation pour imprimer depuis chez soi
Où que vous soyez et où que vous travailliez, les administrateurs système ont besoin d'outils pour déployer des mesures de sécurité rapidement et de manière flexible, en fonction des besoins individuels de leur école.
Les fonctionnalités de PaperCut telles que l'impression Find-Me et les outils tels que PaperCut Mobility Print répondent à ces trois exigences de sécurité. Mais examinons d'autres mesures que vous pouvez prendre pour sécuriser l'environnement d'impression de votre école.
Comprendre les risques liés à la sécurité des impressions
Les deux principaux risques liés à l’impression scolaire sont les violations de données et la transmission de microbes sur le MFD. Ces deux risques représentent un risque pour les élèves et le personnel, et tous deux nécessitent des solutions légèrement différentes. Si votre école dispose d’une imprimante 3D, il peut également y avoir un risque de brûlures, d’émissions et de particules ultrafines.
L’important est de reconnaître que les salles d’impression et les MFD des écoles peuvent présenter des risques. Il faut donc anticiper les risques et mettre en place des mesures de contrôle.
Mise en œuvre de pratiques d’impression sécurisées dans les écoles
La sécurité informatique dans les écoles est assez standard, et nous supposons que vous disposez déjà d'une équipe informatique qui surveille l'accès au réseau. Mais ne négligez pas votre environnement d'impression, surtout si vous utilisez l'impression en nuage via Internet. Il s'agit d'un vecteur d'attaque évident pour les pirates informatiques et d'une vulnérabilité courante dans les systèmes scolaires, en particulier avec des centaines d'utilisateurs, différents appareils volant partout et des étudiants imprimant depuis chez eux via leur routeur WIFI.
Voici quelques conseils pour mettre en œuvre des pratiques d’impression sécurisées dans les écoles :
1. Mettre en place des contrôles d'accès. Pour commencer, vous devez restreindre l'accès à l'impression en mettant en place des systèmes d'authentification des utilisateurs. De préférence à chaque étape (création et publication d'une tâche d'impression). Cela garantit que seuls les étudiants et le personnel autorisés peuvent accéder aux ressources d'impression.
2. Enseignez les bases. C'est logique dans une école, n'est-ce pas ? Un environnement d'impression dépend des pratiques de sécurité des utilisateurs, alors assurez-vous que les élèves et le personnel sont tous formés aux pratiques d'impression sûres. Cela comprend la sécurité des données et la sécurité physique. Créez des affiches pour votre salle d'impression avec des points simples que les élèves peuvent suivre.
3. Utilisez des quotas d'impression. C'est un bon conseil pour plusieurs raisons (notamment le coût !) mais c'est aussi une mesure de sécurité pratique. Les quotas d'impression permettent d'éviter les impressions excessives, ce qui réduit le risque que des informations sensibles soient laissées sans surveillance sur le MFD. Vous pouvez également sensibiliser les utilisateurs à éviter les travaux d'impression inutiles.
4. Pensez numérique. Il est judicieux de promouvoir l'utilisation de documents numériques partout où vous le pouvez. Cela peut impliquer d'investir dans des outils de collaboration numérique, comme Slack ou Google Classroom. Parfois, l'impression sera nécessaire, mais pour tout le reste, il y a de fortes chances que vous puissiez simplement utiliser une application.
Améliorer la sécurité d'impression grâce à un logiciel de gestion d'impression
Comment un logiciel de gestion d’impression peut-il contribuer à la sécurité des impressions ? Plusieurs solutions. Le logiciel de gestion d’impression a pour objectif de vous permettre de contrôler votre flux d’impression. Et plus vous avez de contrôle, plus vous pouvez réduire les risques liés à l’impression scolaire, qu’elle soit numérique ou physique.
Voici comment la gestion de l’impression peut rendre l’impression scolaire plus sûre :
1. Libération d'impression sans contact. Dans un monde post-COVID, la libération d'impression sécurisée sans contact est plus importante que jamais. Les pavés tactiles des MFD sont un vecteur majeur de transmission des germes – pensez au nombre de doigts qui les touchent chaque jour – alors trouvons une meilleure solution. Avec un logiciel de gestion d'impression, vous pouvez libérer des tâches en toute sécurité à l'aide d'une carte magnétique, d'une libération d'impression mobile ou de terminaux de libération rapide. Beaucoup plus propre.
2. Évitez la congestion au niveau du MFD. Avec un logiciel de gestion d'impression, comme PaperCut, vous pouvez implémenter l' équilibrage de charge pour répartir vos tâches d'impression. Cela permet d'éviter que les tâches d'impression n'encombrent une seule machine ou que des groupes ne se rassemblent autour du même MFD. L'équilibrage de la charge de l'imprimante peut être effectué manuellement, chaque utilisateur choisissant une imprimante libre, ou automatiquement via l'impression Suivie .
3. Imprimez depuis chez vous lorsque vous le pouvez. Vous pouvez utiliser PaperCut Pocket ou PaperCut Hive pour suivre les impressions sur le lieu de travail ET à la maison. Il est facile à configurer et nécessite simplement l'application mobile pour publier les impressions à domicile.
La sécurité des impressions dans les écoles n'est pas une simple case à cocher. Elle doit évoluer en fonction des besoins de l'organisation et des dernières tendances en matière de technologie d'impression. Il est donc bon de prendre l'habitude de procéder à une évaluation continue. Les audits annuels sont une bonne chose, mais les contrôles trimestriels ou mensuels sont encore meilleurs. Vous pouvez en savoir plus sur l'audit des impressions ici , mais vous devez essentiellement vérifier : combien vos utilisateurs impriment, s'ils impriment efficacement ou non, combien cela vous coûte et ce que vous pouvez faire (le cas échéant) pour rendre votre environnement d'impression plus sûr. Contactez-nous dès aujourd'hui !