Gestion d'impression complète et native du cloud pour les entreprises

Exploiter la gestion de l'impression dans le cloud pour les environnements de travail à distance

Le télétravail nous permet de travailler depuis n’importe où. Mais pendant longtemps, même avec l’avènement du Wi-Fi domestique et des réseaux cloud sécurisés, imprimer un document physique signifiait généralement se trouver devant une imprimante.

C'était un véritable casse-tête, non seulement pour les personnes obligées de se déplacer pour imprimer, mais aussi pour l'efficacité de l'entreprise. Il n'existait aucun moyen centralisé et simple de gérer la mobilité des imprimantes et l'impression à distance, aucun moyen de déployer rapidement les pilotes et les mises à jour de sécurité sur un vaste réseau, aucun moyen de gérer la collaboration BYOD ou d'abandonner les serveurs d'impression traditionnels.

Cette époque est désormais révolue. La gestion de l’impression dans le cloud et les solutions de travail à distance ont fondamentalement changé la façon dont les organisations gèrent les documents – et les personnes. Cette technologie est en plein essor. Aujourd’hui, 70 % des entreprises gèrent plus de la moitié de leur flux de travail via le cloud, et l’adoption de l’impression dans le cloud devrait atteindre 55 % d’ici 2025 .

Alors, explorons la gestion de l’impression dans le cloud et comment vous pouvez l’utiliser pour accélérer votre organisation.

La mobilité de l'impression est arrivée

Pendant des années, la mobilité des impressions était la pièce manquante du puzzle des solutions de travail à distance. Les employés devaient toujours manipuler des documents physiques et il n'existait pas de moyen simple ou sécurisé d'enregistrer les tâches à distance, en particulier sur les appareils BYO. Tout cela a changé aujourd'hui. Dans un monde post-COVID, les plateformes de travail à distance sont monnaie courante et les organisations recherchent des technologies qui permettront aux utilisateurs de faire tout ce qu'ils peuvent faire sur place, y compris l'impression.

Avantages de la gestion d'impression dans le cloud pour le travail à distance

Les solutions de travail à distance reposent sur deux éléments : la flexibilité et la sécurité. Si vous les maîtrisez, tout le reste se mettra en place. Heureusement, la gestion de l'impression dans le cloud permet à la fois une impression sécurisée et la flexibilité du bureau. Vous bénéficiez ainsi du meilleur des deux mondes.

Imprimez depuis n'importe où . Si vous disposez d'une connexion Internet et d'une imprimante compatible, le monde vous appartient. C'est là toute la beauté de l'impression dans le cloud. Diverses organisations peuvent désormais imprimer leurs documents depuis leur domicile, leurs espaces de coworking ou tout autre endroit doté d'un accès Internet. Cela offre aux entreprises une grande flexibilité.

Indépendant du périphérique . La gestion de l'impression dans le cloud est généralement indépendante du périphérique (et si ce n'est pas le cas, recherchez un nouveau fournisseur). Cela signifie qu'elle fonctionne avec pratiquement n'importe quel appareil, y compris les téléphones portables, les tablettes, les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet.

Oubliez le VPN . Les configurations d'impression traditionnelles avaient certaines fonctionnalités à distance, mais elles étaient généralement construites autour de réseaux privés virtuels (VPN) peu pratiques. L'impression dans le cloud n'a pas besoin de VPN, ce qui simplifie l'ensemble du processus pour les employés distants.

Intégration avec le stockage cloud . L'impression cloud s'intègre également parfaitement aux services de stockage cloud tels que Google Drive, Dropbox et Microsoft OneDrive. Les travailleurs à distance peuvent désormais accéder à leurs documents, les vérifier et les imprimer, sans jamais quitter le cloud. Fini les transferts de fichiers locaux !

Gestion centralisée des impressions . La gestion des impressions dans le cloud consiste à centraliser le contrôle. Si elle est effectuée correctement, elle offre à vos responsables informatiques un endroit unique où ils peuvent suivre les tendances, l'utilisation des imprimantes, les niveaux de consommables, les données des imprimantes, les contrôles d'accès et les paramètres des appareils. Cela réduit à son tour la charge de travail du service informatique. C'est toujours une bonne chose.

Sécurité. Lorsque vous entendez parler d'impression dans le cloud, votre première pensée est peut-être « risque de sécurité ». Mais cela n'est vrai que si la mise en œuvre est mal effectuée. La gestion d'impression dans le cloud, comme PaperCut, est fournie avec un chiffrement WebRTC de bout en bout , de sorte que vos métadonnées d'impression sont sûres et saines.

Les défis de l’impression à distance

L'impression à distance a ouvert une nouvelle ère de travail, mais elle comporte certains inconvénients. Ceux-ci ne sont pas nécessairement rédhibitoires, et la plupart d'entre eux peuvent être atténués grâce à la mise en place de systèmes appropriés. Mais ils méritent tout de même d'être mentionnés :

Dépendance à Internet . Impossible de l'éviter. Internet est la plus grande force de l'impression dans le cloud, et son talon d'Achille. Si Internet tombe en panne, votre capacité d'impression à distance tombe également en panne.

Problèmes de sécurité . La transmission de tâches d'impression sensibles via le cloud est une affaire sérieuse, c'est pourquoi la plupart des solutions de gestion d'impression dans le cloud utilisent une combinaison de chiffrement de bout en bout, d'authentification des utilisateurs, de publication d'impression sécurisée et d'informations d'identification biométriques.

Confidentialité des données et conformité . Si vous travaillez dans un secteur réglementé, comme la santé ou la finance, il y aura probablement des lois strictes sur la façon dont vous utilisez le cloud. Les organisations doivent maîtriser ces aspects et choisir des solutions d'impression cloud conformes à toute législation en vigueur .

Formation des utilisateurs . La transition d'une grande organisation vers le cloud est toujours un défi, en particulier si les utilisateurs utilisent des systèmes hérités depuis longtemps. L'impression n'est pas différente. La plupart des gens conviennent que les solutions basées sur le cloud sont plus simples à mettre en œuvre, mais vous devrez probablement investir du temps et de l'énergie dans la formation pour faciliter une mise à niveau en douceur.

Personnalisez vos paramètres

L'un des avantages réels d'une solution de gestion d'impression cloud robuste est que vous pouvez personnaliser les paramètres d'impression de chaque utilisateur. En d'autres termes, vos responsables informatiques bénéficient d'un contrôle granulaire total. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des limites d'impression, des budgets d'impression ou différents niveaux d'habilitation de sécurité, en fonction des besoins de l'organisation.

Travail à distance et productivité

Ahh, l’éléphant paresseux et indiscipliné dans la pièce. Peu importe le nombre d’études (et elles sont nombreuses ) montrant que le travail à distance améliore la productivité des employés, 85 % des chefs d’entreprise croient le contraire. Cela ressemble à une différence irréconciliable qui devra être conciliée si le travail à distance/hybride veut avoir une chance de survivre.

Pour l'instant, il convient de noter que l'impression à distance augmente considérablement la productivité des travailleurs , ne serait-ce que parce que les gens peuvent désormais accomplir plus de travail en moins de temps. Une raison de plus pour faire le saut vers le cloud. Contactez-nous dès aujourd'hui !