Impression universitaire : impression sécurisée dans un environnement BYOD

L'impression universitaire comporte son lot de défis. Si vous avez déjà géré un réseau d'impression sur un campus, vous savez de quoi nous parlons. Problèmes de sécurité. Groupes d'utilisateurs divers. Impression dans le cloud hors de contrôle. Stress saisonnier du serveur. Imprimantes héritées dispersées sur un immense campus.

C'est pourquoi les plateformes de gestion d'impression et Bring Your Own Device (BYOD), où les étudiants et le personnel peuvent utiliser leurs propres ordinateurs portables, tablettes et téléphones pour se connecter aux imprimantes, sont devenues si populaires auprès des équipes informatiques des universités : elles démêlent le désordre que représente la sécurité d'impression sur le campus.

Déployer un système de gestion d'impression basé sur le cloud

Commencez par les bases, à savoir un système de gestion d'impression basé sur le cloud. Cela donnera aux administrateurs système un contrôle centralisé sur l'ensemble du réseau, y compris tous les appareils BYOD. Un tableau de bord unique, un point de vérité unique, une impression entièrement à distance et des capacités d'impression hybrides.

Nous avons déjà écrit sur l’impression dans le cloud (à plusieurs reprises), mais deux choses ressortent en ce qui concerne l’impression universitaire.

Tout d’abord, vous souhaitez activer l’authentification via vos services d’annuaire existants (AD, LDAP ou Azure AD en fonction de votre infrastructure et de vos systèmes d'exploitation existants). Deuxièmement, vous pouvez configurer des services tels que l'impression Find-Me , afin que les utilisateurs puissent envoyer leurs travaux vers une seule file d'attente d'impression, qu'ils soient sur le campus ou non, et les libérer de l'imprimante la plus proche.

Intégration aux services d'annuaire universitaire pour l'authentification

Nous en avons déjà parlé plus haut, mais c'est la référence absolue en matière de sécurité d'impression sur les campus. L'intégration d'annuaires garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au réseau d'impression. Elle permet également de suivre l'utilisation, ce qui vous permet de commencer à cartographier l'activité d'impression entre les utilisateurs, les services et les appareils (c'est là que les quotas d'impression sont appliqués). entrent en jeu).

Utilisez LDAP ou SSO pour intégrer des systèmes tels que Microsoft Azure AD ou Google Workspace. Configurez vos imprimantes pour exiger une authentification via des informations d'identification universitaires (par exemple, des numéros d'étudiant, des mots de passe ou des badges d'identification) et exploitez les stratégies de groupe pour définir des autorisations spécifiques à l'utilisateur, comme des quotas d'impression ou l'accès à l'impression couleur.

Configurer une segmentation WIFI et VLAN sécurisée

La meilleure pratique en matière de sécurité sur un campus consiste généralement à isoler le trafic d'impression sur son propre réseau. Cela limite les conséquences d'une éventuelle violation. Comment cela fonctionne-t-il en pratique ?

Vous pouvez commencer par exiger que les appareils BYOD se connectent via un réseau WIFI dédié au campus, qu'ils appartiennent à des étudiants, à des professeurs ou à des invités. Segmentez le réseau lui-même à l'aide de VLAN distincts, chacun étant attribué à un type de trafic spécifique, comme les appareils des étudiants, les appareils des professeurs, les imprimantes et les appareils IoT.

Cela isole vos services d'impression du trafic de données général. Enfin, vous pouvez utiliser des pare-feu et des listes de contrôle d'accès (ACL) pour restreindre l'accès aux serveurs d'impression, afin qu'ils ne puissent être utilisés que par des appareils authentifiés. Cela vous aidera à rester en conformité avec toute législation sur la confidentialité des données, comme le RGPD ou le FERPA.

Activez l'impression mobile avec des applications sécurisées

Avec BYOD, vous essayez toujours de trouver un équilibre entre facilité d'utilisation et sécurité. Utiliser des applications d'impression mobiles, comme PaperCut Mobility Print , permet aux utilisateurs d'accéder facilement au réseau d'impression, de charger des documents et d'ajuster les paramètres d'impression à la volée.

Combinez ceci avec une autorisation d'impression sécurisée , afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent lancer des travaux d'impression sur le MFD, et vous disposez d'un système d'impression à distance facile à utiliser, chiffré de bout en bout, géré de manière centralisée. L'intégration de nouveaux utilisateurs est aussi simple que d'établir leurs identifiants universitaires, puis de leur permettre d'installer l'application sur leur appareil BYOD. Travail accompli !

Exploitez la technologie IoT

Dans un monde idéal, il serait préférable de considérer les imprimantes multifonctions (MFD) comme des appareils périphériques IoT , ce qui signifie mettre l'accent sur la protection des terminaux et la surveillance en temps réel. Avec les nouveaux modèles d'imprimantes, vous pouvez utiliser des lecteurs de cartes compatibles IoT comme le RFID ou le NFC pour authentifier les cartes d’identité des étudiants et du personnel.

Ces derniers peuvent être intégrés via des applications de gestion d'impression, comme PaperCut, pour une authentification sans contact. Il existe même la possibilité croissante de scanners biométriques lorsqu'une impression de haute sécurité est requise.

Enfin, pensez à la surveillance en temps réel basée sur l'IoT, qui constitue une excellente mesure de sécurité proactive. Les imprimantes peuvent être équipées de capteurs IoT pour surveiller les habitudes d'utilisation et détecter les activités d'impression inhabituelles. Combinez cela avec des rapports d'erreurs automatisés , et vous pouvez rapidement repérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Ce type de détection proactive des menaces est crucial. Les imprimantes connectées à l'IoT transmettent en continu des données opérationnelles et de sécurité aux systèmes de surveillance centralisés. Les alertes sont ensuite déclenchées en temps réel, afin que vos administrateurs système puissent agir immédiatement. Vous devrez prendre en compte la sécurisation des points de terminaison IoT pour réduire les risques d'accès non autorisés ou de falsification des appareils.

Restez conforme

Les lois sur la protection des données et la confidentialité auxquelles vous êtes soumis dépendent de la région dans laquelle vous opérez. Mais la plupart des systèmes réglementaires ont quelques points communs : le traitement sécurisé des données personnelles, le stockage sécurisé et la transmission sécurisée.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, par exemple, impose aux universités d'être très prudentes avec des éléments tels que les dossiers des étudiants, les informations sur les professeurs et les données de recherche. Et lorsque vous imprimez sur plusieurs campus sur des milliers d'appareils BYOD, il n'est pas toujours facile de rester en conformité.

C'est pourquoi un logiciel de gestion d'impression compatible BYOD est si crucial. Il élimine les incertitudes liées à la conformité réglementaire.

Authentification de l'utilisateur : les solutions d'impression BYOD imposent une authentification sécurisée de l'utilisateur (généralement avec des cartes d'identité ou des codes PIN) pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent imprimer des documents sensibles.

Cryptage des données : les travaux d'impression provenant d'appareils BYOD doivent être cryptés pendant la transmission pour empêcher toute interception ou tout accès non autorisé.

Pistes d'audit : la journalisation et la création de rapports complets sur l'activité d'impression fournissent une piste d'audit claire, démontrant la responsabilité du traitement des données.

Politiques de conservation : la suppression automatique des travaux d'impression terminés du serveur d'impression garantit le respect des principes de minimisation des données.

Cryptage de bout en bout

Les universités impriment de nombreuses données confidentielles (notes des étudiants, devoirs, informations financières, dossiers, etc.). Le chiffrement de bout en bout est donc une nécessité fondamentale, surtout si vous souhaitez maintenir la conformité des données avec des règles telles que le RGPD. Les travaux d’impression doivent être chiffrés en transit et au repos à l’aide de protocoles sécurisés tels que HTTPS, IPPS ou SSL/TLS, à condition qu’ils soient compatibles avec les appareils existants que vous possédez.

Vous pouvez en savoir plus sur le chiffrement intégré de PaperCut ici , mais en général, en particulier dans les environnements mixtes, nous recommandons de déployer IPPS avec PaperCut Mobility Print.

Tirer parti des analyses

Les analyses d'impression sont le super-pouvoir de votre service informatique, en particulier dans les environnements BYOD complexes. Elles vous offrent une visibilité et un contrôle complets sur tout, des habitudes des utilisateurs individuels à l'utilisation du toner par service. Les outils d'analyse d'impression peuvent suivre des indicateurs tels que le nombre de travaux d'impression sur le campus, les pages imprimées par utilisateur ou par service, les taux d'utilisation des imprimantes et les types de documents imprimés (recto ou recto verso, par exemple).

Cela permet au service informatique de repérer rapidement les imprimantes sous-utilisées (ou surutilisées), ce qui permet un meilleur équilibrage de la charge et un meilleur redéploiement. Il en va de même pour les services à forte utilisation, qui peuvent avoir besoin de quotas ou de politiques d'impression, voire de formations en matière de développement durable et de gestion des déchets.

En identifiant ces inefficacités (trop d’impression recto, trop d’impression couleur, trop de travaux d’impression non récupérés et l’impression de documents non essentiels), vous pouvez économiser de l’argent et rendre votre environnement d’impression beaucoup plus durable. .

C'est gagnant-gagnant pour tout le monde.