Comment mettre en œuvre l'impression dans le cloud dans votre entreprise de taille moyenne
Comment mettre en œuvre l'impression dans le cloud dans votre entreprise de taille moyenne
L'impression dans le cloud, comme tout autre type de transformation numérique, nécessite une planification minutieuse, sinon vous ne faites que remplacer une forme de chaos organisé par une autre. Pour les entreprises de taille moyenne, cela signifie généralement garantir trois choses : l'évolutivité, la sécurité et l'intégration aux systèmes existants. C'est à ces points que de nombreux projets de migration vers le cloud échouent.
Et que veut-on dire par « moyen » ici ? Eh bien, selon Gartner , une « entreprise de taille moyenne » est une société dont le chiffre d'affaires se situe entre 50 et 1 milliard de dollars et/ou qui compte entre 100 et 1 000 employés. En d'autres termes, vous avez dépassé la phase de démarrage, mais vous n'avez pas encore conquis le monde. Cela vous semble familier ?
Dans cet article, nous allons examiner quelques conseils pour mettre en œuvre l’impression cloud dans votre entreprise.
1. Choisissez la bonne solution d'impression dans le cloud
Le problème ici est que les entreprises de taille moyenne sont souvent confrontées à un mélange décourageant de travail sur site et à distance, à une configuration multi-cloud potentielle, ainsi qu'à plusieurs systèmes d'exploitation et appareils hérités. Oui, c'est un peu un cauchemar. La première étape pour l'impression dans le cloud consiste donc à choisir le bon fournisseur d'impression dans le cloud. Vous avez besoin d'une plate-forme indépendante des appareils, qui fonctionne avec une large gamme d'appareils et s'intègre à votre infrastructure existante. Des points bonus s'il s'agit d'une plate-forme cloud native Alors, lancez-vous et faites vos recherches ! Posez des questions, obtenez des devis et déterminez quelles sont les caractéristiques importantes pour votre entreprise.
Configurer une authentification utilisateur robuste
Les gens pensent que le cloud n'est pas sûr, mais ce n'est pas tout à fait vrai. Il n'est dangereux que si vous ne parvenez pas à le rendre sûr. Et lorsqu'il s'agit d'une entreprise de taille moyenne, avec plusieurs bureaux et des employés à distance qui entrent et sortent, la première chose dont vous devez vous soucier est le contrôle des accès des utilisateurs. Toute migration d'impression vers le cloud qui en vaut la peine nécessite des méthodes d'authentification robustes telles que l'authentification unique (SSO) via Active Directory ou Microsoft Azure AD. Nous recommandons également une approche multifactorielle solide en utilisant une combinaison de cartes magnétiques , mots de passe, identifiants biométriques et les codes PIN.
Configurer des contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC)
À mesure que votre entreprise se développe, et surtout lorsque vous déplacez une infrastructure d'impression critique vers le cloud, il est essentiel que vos administrateurs système gèrent qui peut imprimer quoi . C'est là que les contrôles d'accès basés sur les rôles (RBAC) entrent en jeu. La meilleure pratique pour l'impression dans le cloud consiste à définir des autorisations en fonction du rôle ou du service de l'utilisateur. Par exemple, le personnel marketing peut avoir besoin d'une impression couleur, mais probablement pas le service financier. Il suffit donc de définir les autorisations appropriées à l'aide de votre logiciel de gestion d'impression. Vous pouvez également limiter l'accès à certains MFD et périphériques, ce qui contribue à maintenir la sécurité des documents. Il n'est pas nécessaire que toute l'entreprise ait accès aux imprimantes qui gèrent la paie, n'est-ce pas ?
Planifier un déploiement d'impression évolutif
La croissance est évidemment une bonne chose, mais elle peut mettre à rude épreuve votre environnement d'impression. En particulier pour les entreprises de taille moyenne, qui sont toujours à quelques semaines d'une fusion ou d'une restructuration. C'est pourquoi il est important de choisir une solution d'impression cloud capable d'évoluer avec votre entreprise. Les points à surveiller sont les suivants : est-il facile d'intégrer de nouveaux utilisateurs ? Qu'en est-il de l'ajout ou de la suppression d'imprimantes ? Disposez-vous d'un processus d'installation BYOD transparent ? Pouvez-vous faire évoluer les serveurs cloud sans changements d'infrastructure complexes ? Qu'en est-il des problèmes de vitesse et de performances du réseau ? L'un des avantages de l'impression cloud est son évolutivité inhérente, de sorte que la plupart des fournisseurs devraient être plutôt bons sur ce point. Mais c'est toujours un élément à garder à l'esprit.
Intégration à la gestion des appareils mobiles (MDM) existante
Les employés à distance et hybrides ont besoin d'un accès sécurisé à l'impression depuis leurs appareils mobiles, mais ce n'est pas toujours facile dans une grande entreprise avec plusieurs bureaux et des centaines d'employés. Quelle que soit la solution d'impression cloud que vous choisissez, elle doit s'intégrer à votre solution MDM existante. Recherchez des plateformes qui permettent aux administrateurs de transmettre les politiques d'impression directement aux smartphones, tablettes et ordinateurs portables des utilisateurs, ou de déployer les pilotes d'impression à partir d'un emplacement central. Cela garantit des contrôles d'accès à l'impression sécurisés et cohérents sur tous les appareils, même lorsque le personnel se trouve en dehors du réseau du bureau.
Optimisez vos coûts grâce à l'analyse d'impression
Faciliter l'impression pour le personnel est une bonne chose, mais vous savez à quoi cela mène, n'est-ce pas ? Plus d'impressions. C'est une arme à double tranchant. D'un côté, c'est formidable, votre environnement d'impression cloud fonctionne bien et les employés adhèrent. De l'autre, les coûts d'impression cloud ont tendance à devenir incontrôlables, du moins s'ils ne sont pas surveillés. Comme toujours, c'est là qu'intervient votre solution de gestion d'impression. Assurez-vous d'exécuter des analyses d'impression en direct pour suivre l'utilisation dans tous les services, définir des quotas d'impression et optimiser les comportements d'impression (le recto verso automatique est un bon début). Exécutez des rapports réguliers pour suivre les performances de votre système au fil du temps et gardez ces coûts sous contrôle.